Under mötena träffas ledamöterna för att diskutera de punkter som finns på dagordningen. Det innebär att du är med på möten tillsammans med högskolans personal som till exempel undervisande lärare och professorer. I början kan det kännas lite utmanande att vara studentrepresentant i ett sådant forum och då är det viktigt att komma ihåg att din röst väger lika tungt som alla andra.
Innan sammanträdet ska du få en kallelse och dagordning med de punkter som kommer att diskuteras skickad till dig. Inför möten behöver du också läsa igenom de möteshandlingar som bifogas, det kan till exempel vara litteraturlistor eller kursplaner.
Olika utbildningar på Södertörns högskola kan skilja sig markant i antalet studenter och ha olika upplägg i undervisningen beroende på kursinnehåll. På grund av detta får ni själva avgöra vilket forum som passar er för att samla in synpunkter inför möten inom ert program/ämne. Exempel på sådana forum är:
Om du har något specifikt att ta upp under mötet kan du redan inför mötet lägga till en punkt på dagordningen genom att återkoppla till ordförande eller motsvarande kontaktperson.
Högskolan ska underlätta för studenter att delta vid sammanträden genom att exempelvis låta studenter byta seminariegrupp vid behov eller ta igen missade moment. Det kan se olika ut i olika kurser och program för hur missat moment kompenseras, men ofta sker det genom en kompensationsuppgift och i vissa fall behöver du inte kompensera vad du har missat överhuvudtaget.
Kom ihåg att du alltid behöver stämma av med examinator ifall ett möte krockar med ett examinerande moment. Det är alltid examinatorn som tar beslut kring hur dessa moment kan kompenseras.
Om du inte kan närvara vid ett möte behöver du meddela mötets ordförande och kolla om det finns en suppleant som kan ersätta dig. Alla studentrepresentanter inklusive suppleanter går att hitta i registret.
Kom ihåg! Att tänka på efter möten:
Checklista vid planering och genomförande av olika möten.
Vad är syftet med mötet?
Vad är det önskade resultatet av mötet?
Hur lång tid ska avsättas?
Bör jag lägga in för- och efterarbete i kalendern?
Vilka bör vara med på mötet?
Hur kan deltagarna förbereda sig inför?
Ska dagordning eller andra handlingar skickas ut?
Med vilka metoder kan vi nå målet med mötet?
Behövs en presentationsrunda?
Behövs det någon kunskapsutjämning innan vi sätter igång? Ska vi ha rundor, bikupor eller prata i smågrupper?
Ska vi ha working party?
Ska vi använda oss av whiteboard eller post-it-lappar?
Hur avslutar vi mötet på ett bra sätt?
Hur ska mötet dokumenteras?
Vem antecknar och vilken typ av anteckningar?
Hur ska dessa sparas och användas framöver?
Det finns flera olika typer av mötesformer. Ibland är de outtalade och blandas hejvilt vilket kan göra det svårt att följa med i diskussionerna, avgöra om en har tillräckligt med underlag eller skapa svårigheter i att aktivera hjärnans kreativa funktioner.
Delgivning av information om beslut, fakta och nyheter. Informationsmöten präglas av enkelriktad kommunikation där enskilda personer håller presentationer kring olika ärenden.
Beslutande av inriktning, prioriteringar eller förändringar. Under ett beslutsmöte ska de som närvarar ha mandat att fatta beslut (om de inte har någon annan funktion)
Överblickande i en eller flera specifika frågor. Exempelvis avstämning kring fortskridning av ett projekt.
Generering av idéer eller gemensam projektarbetstid. Arbetsmöten sker ofta i bikupor eller genom workshop-former.
Ett möte består ofta av olika mötestyper. Vid dessa fall ska det vara tydligt för mötesdeltagarna vad som förväntas av dem under respektive del. Som exempel är SöderS styrelsemöten uppdelade i följande avsnitt:
Genom denna uppdelning blir det tydligare för ledamöterna att inför mötet förstå vilken information de får på plats och vilken de behöver tillförskaffa sig inför och behöver inte tänka på om det saknas vissa handlingar.
Kom ihåg! Upplever du att du har undanhållits information som andra verkar ha eller anser att informationen är otillräcklig - begär att ärendet bordläggs eller lämna in en reservation mot beslutet. Beslut med bristfällig information som grund ger ingen bra magkänsla.